Identyfikacja, analiza i usprawnianie procesów

Wyzwanie

Niezwykle często, organizacja jest świadoma istnienia nieefektywności, nie jest jednak w stanie dotrzeć do ich prawdziwych źródeł, a tym samym podjąć skutecznych akcji naprawczych.

Odpowiedź Carrywater

Najlepszym sposobem poszukiwania przyczyn nieefektywności w organizacji jest zidentyfikowanie procesów biznesowych, w których te nieefektywności powstają, ich analiza oraz zaprojektowanie usprawnień.

Poszukując nieefektywności definiujemy i opisujemy procesy korzystając z informacji pozyskanych w czasie spotkań, warsztatów oraz z istniejącej w firmie dokumentacji. Przygotowujemy mapy i opisy odwzorowujące stan obecny procesów biznesowych (as-is). Identyfikując procesy stosujemy adekwatne do danej sytuacji, uznane na całym świecie modele referencyjne takie, jak: SCOR, ITIL, COBIT, PCF, eTOM.

Na zdefiniowanych procesach przeprowadzamy analizę:

• ilościową – bazując na danych tworzonych, wykorzystywanych i przetwarzanych w analizowanych procesach; przy odpowiednio dużych wolumenach danych stosujemy metodę Six Sigma;
• jakościową/logiczną – bazując przede wszystkim na opisie stanu obecnego, wywiadach i warsztatach z uczestnikami procesów; identyfikujemy w ich trakcie wąskie gardła procesów; duży nacisk kładziemy na identyfikację źródła problemów (Root Cause Analysis) wykorzystując m.in. metody 5why oraz Ishikawa.

Etap analityczny naszej pracy kończy zestawienie opisujące nieefektywności (wraz ze wskazaniem ich przyczyn) oraz wnioski i rekomendacje, stanowiące punkt wyjścia do projektowania optymalnego modelu procesów.

Docelowy model procesów projektujemy wspólnie z Klientem, zwykle w formie architektury procesów, opisując hierarchię procesów oraz zależności między nimi. Nasza praca zwykle kończy się planem wdrożenia modelu docelowego.

Nasza wartość dla Klienta

Organizacja uzyskuje przejrzysty, docelowy model procesów, które dzięki:

• wyeliminowaniu wąskich gardeł,
• udrożnieniu struktury organizacyjnej,
• właściwej alokacji i rozwojowi kompetencji,

będą wspierać realizację zakładanych przez firmę celów biznesowych.

Dodatkowe korzyści są wynikiem udziału pracowników w profesjonalnie przeprowadzonych, interaktywnych warsztatach. Ich podstawowym celem jest spójne rozumienie źródeł zidentyfikowanych problemów oraz konieczności usprawnienia procesów. Dodatkowym – budowanie efektywnie pracujących zespołów (team building) oraz naturalne wyłanianie kandydatów do pełnienia ról określonych w ewentualnym, przyszłym systemie zarządzania procesami.

Inną korzyścią ze współpracy z nami, jest zebranie wiedzy o obecnym modelu funkcjonowania organizacji – uczestnicy nieopisanych wcześniej procesów zaczynają rozumieć kontekst swojej pracy i zależności z innymi funkcjami organizacji.

Produkty prac

W zależności od ustalonego zakresu, zwykle powstają następujące produkty naszych prac:

• Opis architektury procesów ”as-is”
• Opis przebiegu procesów ”as-is” (opisy i mapy procesów)
• Raport zawierający wnioski i rekomendacje z analizy stanu obecnego zidentyfikowanych procesów
• Opis architektury procesów „to-be”
• Opis przebiegu procesów ”to-be” (opisy i mapy procesów)
• Plan dojścia do modelu ” to-be” w organizacji