Najlepsze praktyki we wdrażaniu koncepcji BPM
%H:%M
Raport opracowany przez zespół serwisu PROCESOWCY.PL we współpracy z firmą konsultingową Carrywater
Eksperci serwisu PROCESOWCY.PL i Carrywater udzielają odpowiedzi na pytanie, jak radzić sobie z sześcioma najważniejszymi problemami pojawiającymi się podczas wdrażania systemów zarządzania procesami biznesowymi.
W 2010 roku zespół serwisu PROCESOWCY.PL badając dojrzałość procesową polskich przedsiębiorstw zdefiniował najczęściej występujące i najważniejsze problemy uniemożliwiające skuteczne wdrożenia koncepcji Business Process Management. Były to głównie błędy w definiowaniu właścicielstwa procesów, źle zdefiniowane cele, niewłaściwie określone mierniki procesów, brak architektury, błędy w komunikacji oraz konflikty pomiędzy wdrażającymi system a osobami odpowiedzialnymi w firmach za obszar IT. Wyniki badania były więc inspiracją do stworzenia zbioru najlepszych praktyk pozwalających na uniknięcie problemów i ich negatywnych konsekwencji. Tworząc Raport eksperci bazowali na przede wszystkim na wiedzy i doświadczeniach społeczności praktyków zarządzania procesami skupionej wokół serwisu oraz wnioskach z projektów realizowanych przez Carrywater.
Najważniejsze wnioski płynące z opracowania to:
- Nieodzowne jest zdefiniowanie ról: ustalenie Właścicieli Procesów (którzy powinni być przedstawicielami kadry kierowniczej firmy) i powołanie Ekspertów Procesowych (na co dzień zaangażowanych w realizację danego procesu);
- Nie da się zarządzać procesami, jeśli nie mają one zdefiniowanych, spójnych z celami strategicznymi firmy, mierzalnych, powiązanych z architekturą procesów i aktualizowanych celów;
- Mierniki procesów muszą być skonstruowane w sposób, który faktycznie umożliwi ich wykorzystanie do monitorowania realizacji celów procesów;
- Dla zachowania przejrzystości architektury procesów niezbędny jest podział na różne poziomy szczegółowości. Dekompozycja procesów pozwala na dekompozycję ich celów, dekompozycję odpowiedzialności oraz na określenie punktów styku między procesami. Po zdefiniowaniu wszystkich poziomów architektury istotne jest formalne zatwierdzenie i zakomunikowanie zdefiniowanych procesów;
- Dobrą praktyką jest udostępnianie uczestnikom procesów dokumentacji procesowej np. w repozytorium. Praktyka taka gwarantuje wszystkim dostęp do takiej samej wiedzy na temat zachodzących w organizacji procesów. Publikacji dokumentacji procesowej powinno towarzyszyć publikowanie wyników pomiarów poszczególnych procesów oraz informacji o trwających lub planowanych inicjatywach usprawniających procesy;
- Ważne jest też zdefiniowanie zasad współpracy Biznesu (poszczególnych Właścicieli Procesów) ze służbami IT a procesy po stronie informatyki powinny stanowić część zdefiniowanej architektury procesów.
Dodatkowo autorzy Raportu stawiają tezę o silnym związku pomiędzy zarządzaniem procesami biznesowymi, a zarządzaniem projektami. Okazuje się, że wykorzystanie odpowiedniej metodyki zarządzania projektami jest niezwykle istotne dla skutecznej implementacji zarządzania procesami, a także wdrażania nawet najdrobniejszych usprawnień.
Raport „Najlepsze praktyki we wdrażaniu koncepcji BPM” można bezpłatnie pobrać ze strony PROCESOWCY.PL oraz www.carrywater.com. Autorzy zachęcają do lektury i dzielenia się spostrzeżeniami na forum procesowcy.pl
Łukasz Tartanus, PROCESOWCY.PL: Nasze badanie sprzed dwóch lat pokazało, że 53% polskich organizacji nie posiada powołanych właścicieli i ekspertów procesów. A bez ustanowienia tych ról zarządzanie procesami nie jest praktycznie możliwe. Proces bez właściciela jest jak statek bez kapitana – załoga wykonuje swoje zadania ale nie podejmie decyzji o optymalizacji kursu, niekoniecznie samodzielnie rozwiąże pojawiający się problem – w efekcie nie dopłynie do celu lub będzie tam zmierzała okrężną drogą. Zupełnie odrębną kwestą jest to, że właściciel procesu musi mieć odpowiednie umocowanie w organizacji, dysponować budżetem, znać cele, z których jest rozliczany.
Katarzyna Szołtys, konsultantka Carrywater i koordynator raportu: Istotnym elementem skutecznego wdrożenia BPM jest uwzględnienie procesu ciągłego doskonalenia. A zaprojektowanie i implementacja każdej zmiany, modyfikacji, czy optymalizacji to projekt, który powinien mieć swój cel, zakres, harmonogram i …kierownika.
Dodatkowe informacje:
Łukasz Tartanus, procesowcy.pl, 608 61 24 31, lukasz.tartanus@procesowcy.pl
Katarzyna Szołtys, Carrywater, 515 065 091, katarzyna.szołtys@carrywater.com
# # #
Carrywater Group S.A. jest firmą konsultingową, która od ponad 15 lat skutecznie wspiera organizacje w definiowaniu i osiąganiu celów strategicznych. Doradzamy w obszarach biznesowych i IT wykorzystując kompetencje w zarządzaniu projektami – szybko i efektywnie dostarczamy wysokiej jakości produkty naszych prac. Firma poszukuje nowych rozwiązań i inwestuje w innowacyjne przedsięwzięcia zarówno zachęcając pracowników do zgłaszania pomysłów, jak i proponując Klientom współpracę w modelu Ventures.
PROCESOWCY.PL jest pierwszym w Polsce serwisem internetowym poświęconym tematyce zarządzania procesami biznesowymi. Podstawowy cel serwisu to stworzenie platformy dla wymiany wiedzy, doświadczeń oraz opinii dla społeczności związanej z zarządzaniem procesami biznesowymi.